Bedeutung von Terminierung

Weiterführendes Wissen

Eine schnelle Terminierung von Aufmaß-, Montage- und Kundendienstaufträgen kurz nach der Auftragserteilung bildet die Basis für einen strukturierten, planbaren Betriebsablauf und den maximalen wirtschaftlichen Erfolg Ihres Montagebetriebs.
Der Anspruch muss immer sein: Aufträge zeitnah und pünktlich ausführen!

Es sollte stets das Ziel verfolgt werden, eine persönliche Terminierungsquote von mindestens 60 – 70% zu erreichen.

Das Aufmaß sollte terminiert werden, sobald die verbindliche Bestellung nach Auftragsabschluss über das PSI eingegangen ist. Es muss kurzfristig nach Auftragseingang durchgeführt werden.

Ein zeitnahes Aufmaß ist besonders wichtig, um voraussichtliche Liefertermine, Kundenwunschtermine und Fixtermine einhalten zu können.

Die Terminierung eines Montageauftrags sollte sofort nach Erhalt und Überprüfung der Ware, spätestens aber innerhalb einer Woche nach Anlieferung, erfolgen. Fixtermine sind bei der Planung besonders zu berücksichtigen. Gerade in der Hochsaison sollten Montageeinsätze bereits 3-4 Wochen im Voraus eingeplant werden.

Ein fest vereinbarter Montagetermin gibt Struktur sowie Planungssicherheit für den weiteren Ablauf und stellt den Kunden durch eine konkrete Auftragsabwicklung zufrieden.

Nach Erhalt eines Kundendienstauftrags sollte dieser innerhalb der nächsten 10 Werktage terminiert und bearbeitet werden. Insbesondere bei Restarbeiten von Montageaufträgen ist eine zeitnahe Erledigung wichtig, denn nur vollständig mit Abnahmeprotokoll abgeschlossene Montagen können fertig gemeldet und vergütet werden.

Durch zeitnah terminierte und erledigte Kundendienstaufträge kann der Fokus wieder voll auf Aufmaße und Neumontagen gelegt werden.

Warum ist eine zeitnahe Terminierung so wichtig?

Für den Betriebsablauf
Für die Kundenkommunikation und -zufriedenheit

Termine schaffen Planungssicherheit und eine optimale Auslastung des Montagebetriebs: Durch bereits für mehrere Wochen vorgeplante Termine können Kapazitäten wie Mitarbeiter, Fahrzeuge und Fahrstrecken vorausschauend zugeteilt und festgelegt werden
Verbindliche Termine sorgen letztlich für maximale Wirtschaftlichkeit durch planbare Umsätze, denn fest vereinbarte Termine werden kundenseitig seltener abgesagt
Eine zeitnahe Terminierung und Bearbeitung aller Aufträge wirkt sich arbeitserleichternd auf die Überfälligkeiten aus, denn terminierte Aufträge werden in den Überfälligkeitslisten nicht berücksichtigt

Eine schnelle Terminierung überzeugt den Kunden von der Service-Zuverlässigkeit und bestärkt ihn so in seiner Entscheidung für HEIM & HAUS
Kunden mit Termin können sich auf die weitere Auftragsabwicklung einstellen, sodass weniger Rückrufwünsche, E-Mails und Kundenanfragen eingehen und der organisatorische Bearbeitungsaufwand gesenkt wird

Praxistipps für eine hohe Terminierungsquote

Termine verknüpfen

Wenn mehrere Aufträge zu einem Kunden vorliegen, können diese auch zusammen terminiert und durchgeführt werden, selbst wenn es sich um verschiedene Auftragstypen handelt.

So kann zum Beispiel der Aufmaßtermin für das Wetterschutzelement gemeinsam mit dem Montagetermin des Terrassendachs geplant werden.

Termine einsparen

Wenn ein Kunde bei der Montage Interesse an einem weiteren HEIM & HAUS Produkt nennt, sollte das Aufmaß - sofern möglich - gleich genommen werden.

So ist ein zusätzlicher Aufmaßtermin nicht mehr notwendig und der Auftrag kann schneller produziert und montiert werden.

Zeitnahe Ersatztermine

Muss ein Termin verschoben werden, sollte unverzüglich ein Ersatztermin geplant und dieser dem Kunden mitgeteilt werden.
Um einer erneuten Verzögerung durch vorgelagerte Aufträge entgegenzuwirken, sollte ein Ersatztermin nicht als letzter Termin, sondern früh bzw. bestenfalls als erster Termin auf den Montagetag gelegt werden.

Möglichkeiten prüfen

Bei neu eingegangen Aufmaßen oder Kundendienstaufträgen sollte überprüft werden, ob diese - beispielsweise aufgrund von räumlicher Nähe - auf der bereits geplanten Montageroute kurzfristig mitgeplant und terminiert werden können.
Ist dies zeitlich möglich, sollte der Kunde schnellstmöglich zwecks Terminabsprache kontaktiert werden.

Eine zeitnahe Terminierung zahlt sich mehrfach aus

Schnelle Durchführungen von Aufträgen und hohe Terminierungsquoten sorgen nicht nur für eine strukturierte Betriebsführung und erhöhte Kundenzufriedenheit, sondern werden auch entsprechend prämiert.

Bei der Qualitätsprämie
Je schneller Aufmaß- und Kundendienstaufträge bearbeitet werden und je höher die Terminierungsquoten von Montagen ist, desto mehr Qualitätspunkte werden in den einzelnen Bereichen gesammelt.

Bei Wettbewerben
Bei vielen Aufmaß- und Montagewettbewerben ist eine Terminierungsquote von mindestens 60% im Wettbewerbszeitraum Voraussetzung für die Wertung der Leistung. Oft werden für besonders hohe Terminierungsquoten zusätzliche Gewinne vergeben und die bundesweit terminierungsstärksten Montagepartner gesondert honoriert.

Wie vereinbare ich Kundentermine?

Terminvereinbarung über das PSI

Nutzen Sie für eine einfache Terminabstimmung mit dem Kunden die Funktion Terminvereinbarung in den Auftragdetails.

Über das Terminierungstool können Sie Aufmaß-, Montage- und Kundendiensttermine telefonisch direkt aus dem PSI heraus oder per E-Mail oder SMS mit dem Kunden vereinbaren.

Sofern die E-Mail-Adresse des Kunden vorliegt, sollte die Terminierung am besten über diese erfolgen.

Dies ermöglicht eine schnelle Zustellung des Terminvorschlags unabhängig von der telefonischen Erreichbarkeit des Kunden und vereinfacht so die Terminabsprache.

Bei einer Terminvereinbarung per E-Mail und per SMS kann der Kunde den Termin direkt aus dieser heraus bestätigen oder ablehnen und gegebenenfalls einen Kommentar hinzufügen.

Automatische Einträge im PSI Kalender

Jeder Termin, der über das PSI vereinbart wird, wird automatisch in den PSI Kalender eingetragen. Dieser bietet eine Übersicht über alle täglichen, wöchentlichen und monatlichen Termine. Auch Anlieferungstermine der Werke werden automatisch im PSI-Kalender hinterlegt.

Kundentermine über das PSI vereinbaren einfach per Video erklärt